“World Class Project Management”

Parece que desta vez acertámos! – disse Samuel no final da reunião a Edward, líder do “team” que tinha como objetivo a criar uma aplicação para gerir o sistema de “stock options” da SpencerBell (SB), multinacional farmacêutica com sede em Boston e delegações em mais de oitenta países.

Há muito que gerir o complexo sistema global de Stock Options se tinha tornado um pesadelo para os “HR”. A decisão fora investir numa “App” que permitisse o processamento automático deste benefício a nível global. Não era um trabalho fácil. Tinha que conjugar os dados de cada colaborador, com o nível de cumprimento dos objetivos e, especialmente, com o regime fiscal da residência.

Inicialmente entregou-se a criação desta Aplicação aos Sistemas de Informação (SI) Corporativos da SB, que criaram uma equipa interna liderada por Harry, um dos seus mais experientes “Project Managers”. Habituado a projetos centrais, Harry teve muitas dificuldades em lidar com os “mercados”. Cada um deles sobrevalorizava as suas especificidades e necessidades, o que tornava a “standardização” quase impossível. Depois de algumas “pegas” com os responsáveis de SI e com os RH de vários países, Harry, devidamente escudado, enviou um email a todos os interessados informando que a tecnologia selecionada era “Oracle” e que se iria seguir o modelo Americano, acrescentado que “a decisão estava tomada e era definitiva!”. Este tipo de comunicação era dificilmente aceitável na cultura da SpencerBell e os protestos foram tantos que Harry não teve outra saída que não fosse abandonar a empresa.

Foi então que os SI propuseram entregar o desenvolvimento desta aplicação à GetPaid, empresa global especializada em soluções à medida de “payroll”. Foi constituída uma equipa interna de acompanhamento do projeto, composta por “Informáticos” e “RHs”, liderada por Edward e da qual Samuel fazia parte.

A primeira reunião entre a equipa interna e a GetPaid realizou-se no início de Janeiro. Nela, Scott, líder da equipa de desenvolvimento do software explicou, de forma segura, estruturada e fundamentada, os aspetos base da metodologia que iriam usar, os seus diferentes componentes, os pontos críticos e os riscos do projeto. Apresentou depois um cronograma detalhado, com os componentes, as ações, as “millestones” e os KPIs até Dezembro desse ano, altura em que deveria existir uma “Demo” que permitiria ser testada e usada com a emissão de stock options em março do ano seguinte. Da sua apresentação e das respostas às inúmeras questões, ficou claro que o Scott era um gestor de projetos profissional, experiente e que sabia bem o que estava a fazer.

No terceiro dia útil do mês de fevereiro, como programado, cada um dos membros da equipa interna recebeu de Scott um email em que detalhava do grau de execução de cada um dos componentes do projeto e um quadro atualizado dos KPIs e Millestones.

Rigorosamente, nos terceiros dias uteis dos meses de março, de abril e de maio o email chegou e dele constava uma atualização minuciosa da situação do projeto nos diferentes componentes e cada um dos KPIs. Samuel habituou-se a analisar os relatórios e a apreciar a forma profissional como o projeto estava a ser gerido. Era, de facto, um exemplo de “world class project management”.

Em Junho realizou-se uma reunião entre a equipa interna e o Scott e detalhou de viva voz a situação do projeto em cada um dos seus componentes e respondeu a todas as perguntas, garantindo que se nada e anormal acontecesse, existiam condições para ter a Demo cerca de duas semanas antes do previsto e poderia ir “alive” antes do fim de Novembro. Tudo corria como planeado!

Até que em meados de Julho toda a equipa interna foi convocada para uma reunião de urgência com a GetPaid em Londres. Quando todos estavam na sala, surgiu Edward acompanhado de duas pessoas, que pouco depois foram apresentados como o CEO da GetPaid e um dos seus “Project Managers”.

Coube a este “Project Manager” explicar que no início de julho tinha ficado com a missão de substituir Scott durante o período das suas férias e quando constatou a situação do projeto da SpencerBell não pode deixar de reportar o que se passava. A equipa de projeto tinha sido criada, mas estava dedicada a outros trabalhos considerados prioritários, pelo que, contrariamente a tudo o que estava escrito nos relatórios mensais, o projeto da SB não se tinha iniciado.

Perante a cara de espanto e de incredibilidade de todos os presentes, alguém comentou “pois é, o papel aceita sem protestar tudo o que lá se coloca!”

José Bancaleiro

Managing Partner

Stanton Chase International – Your Leadership Partner